個人情報取扱安全管理規程

 

1.個人情報の収集・利用目的

 

個人情報は適切な方法で収集するものとし、情報主体（以下、本人という）への通知または公表した目的および範囲に限定して利用する。当社が個人情報を本人から直接収集し、利用する目的は次の通りとする。

• 入会の手続の為

• クラブ、プログラム、その他当社サービスに関するお問合せや、資料のご請求にお応えする為

• 運営に関するご案内、各種キャンペーン、イベント等のダイレクトメールをお送りする為

• 法人会員の利用報告やお問い合わせにお応えする為

• お取引等に関するご連絡の為

• お問合せ時のご本人確認ならびに内容確認の為

• お客様の施設利用時の安全管理の為

• 当社が取り扱う保険、およびこれらに付随・関連するサービス提供の為

• 採用選考の為

• 他クラブとの業務提携の為

• その他お客様に通知または公表した目的の為

• 食事指導サービス他、特定保健指導などのサービス提供のため

 

上記以外の目的で個人情報を収集して利用する際には、その利用目的とお問合せ先を明示するものとする。また、会員のトレーニング内容の把握、社員教育のために写真・動画を撮影することがあるが、外部に公開することはない。

 

2.第三者への情報提供

以下の場合を除いて、第三者に個人情報を提供することはないものとする。

• 本人から同意があった場合

• 法令に基づく場合

• 人の生命、身体又は財産といった具体的な権利利益が侵害される恐れがあり、これを保護する為に個人情報を提供する必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難である場合

• 国の機関等が法令の定める事務を実施する上で、民間企業等の協力を得る必要がある場合であって、協力する民間企業等が当該国の機関等に個人データを提供することについて、本人の同意を得ることが当該事務の遂行に支障を及ぼす恐れがある場合

 

3.個人情報の正確性および安全性の確保

　個人情報の正確性および安全性を確保する為、個人情報に対する安全対策を実施し、個人情報への不正アクセスまたは個人情報の紛失、破壊、改ざん、および漏洩等の予防ならびに是正に努める。

 

4.個人情報保護管理体制

 

個人情報保護管理者

1. 当社は、個人情報の取扱いに関して総括的な責任を有する個人情報保護管理者を設置する。

（1） 総括個人情報保護管理者は代表取締役が担うものとする。

（2） 総括個人情報保護管理者は、個人情報管理者を指名し、個人情報管理に関する業務を分担させることができる。

 

２．総括個人情報保護管理者は、個人情報管理に関する監査を除き、下記各号その他当社における個人情報管理に関する全ての職責と権限を有する。

(1) 個人情報保護方針の策定及び取締役会への上程、従業者への周知、一般への公表

(2) 本規程に基づき個人情報の取扱いを管理する上で必要とされる細則の承認

(3) 個人情報に関する安全対策の策定･推進

(4) 個人情報の適正な取扱いの維持･推進を目的とした諸施策の策定・実施

(5) 事故発生時の対応策の策定・実施

 

３．総括個人情報保護管理者は、監査責任者より監査報告を受け、逐次個人情報管理体制の改善を行う。

 

4 .監査責任者

（1）監査責任者は、取締役会が任命し、当社内の個人情報を取扱う業務において、本規程及に定める個人情報取扱細則が遵守され、個人情報の取扱いが適法かつ適切に行われているかについて、公平かつ客観的な立場で調査･確認・評価(以下「個人情報の取扱いに関する監査」 という)する責務を負い、その結果を個人情報保護管理者に報告する義務を負う。

（2）監査責任者は、個人情報の取扱いに関する監査に必要な調査権限を有する。

（3）監査責任者は、個人情報の取扱いに関する監査に必要な監査担当者を選任することができる。

（4）監査責任者は、当社における個人情報の取扱いが法令、本規程(本規程に基づく細則を含む)、 その他の規範と合致していることを定期に監査する。

（5）監査責任者は、監査を指揮し、個人情報の取扱いに関する監査報告書を作成し、代表取締役及び 個人情報保護管理者に報告するものとする。

（6）定期的に監査責任者が内部監査を実施するものとする。

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組織的安全管理措置

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1.情報漏えい等事案に対応する体制の整備

すべての従業員等が情報の漏えいの発生または兆候を把握した場合またはその可能性が高い判断した場合は、速やかに個人情報保護管理者に報告し、個人情報保護管理者は二次被害の防止、類似事案の発生防止等の観点から速やかに以下の手法等により対策を講じるものとする。

① 事実関係の調査及び原因の究明

② 影響を受ける可能性のある本人への連絡

③ 再発防止策の検討及び決定

④ 事実関係及び再発防止策等の公表

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2.取扱状況の把握及び安全管理措置の見直し

当社は、個人情報等の取扱状況を把握し、安全管理措置の評価、見直し及び改善のために個人情報等の取扱状況について、必要に応じて点検を行うものとする。なお、個人情報保護管理者は、その判断により、外部機関による監査を実施することができる。

 

3.従業員等の教育・監督

当社では、個人情報等が本指針に基づき適正に取り扱われるよう、従業員等に対し必要かつ適切な教育及び監督を行うものとする。

 

4. 秘密保持

（１）当社は、個人情報等を秘密として保持し、第三者に委託する場合を除き、第三者に提供、開示、漏洩等をしないものとする。  

（２）当社は、個人情報等に関する秘密を保持するため、本規程その他の内部規程における定め、誓約書の徴収などにより、従業員等に対し、特定個人情報等についての秘密保持に関する事項を周知徹底するものとする。

 

5. 個人情報等を取り扱う区域の管理

（１）当社では、個人情報等の情報漏えい等を防止するために、個人情報ファイルを管理する区域（以下「管理区域」という。）及び特定個人情報等を取り扱う事務を実施する区域（以下「取扱区域」という。）を明確にする。

（２）管理区域においては、間仕切りの設置、座席配置の工夫等、区域の明確化及びキャビネット等の施錠等の安全管理措置を講じる。

 

6. 機器及び電子媒体等の盗難等の防止

管理区域及び取扱区域における個人情報等を取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するために、以下の措置を講じる。

• 個人情報等を取り扱う機器は、施錠できるキャビネット等に保管するか、又は、盗難防止用のセキュリティワイヤーにより固定する。

• 個人情報等を含む書類及び電子媒体等は、施錠できるキャビネット・書庫等に保管する。

• 個人情報ファイルは、パスワードを付与する等の保護措置を講じたうえでこれを保存し、当該パスワードを適切に管理する。

 

7. 電子媒体等を持ち出す場合の漏えい等の防止

個人情報等が記録された電子媒体又は書類等を持ち出す場合、追跡可能な移送手段の利用等の安全な方策を講じる。なお「持出し」とは、特定個人情報等を、管理区域又は取扱区域の外へ移動させることをいい、事業所内での移動等であっても、紛失・盗難等に留意する。

① 個人情報等が記録された電子媒体は、持出しデータの暗号化、パスワードによる保護、施錠できる搬送容器の使用等を行う。

② 個人情報等が記録された書類は、外部から容易に閲覧されないよう封筒に入れる。

③ 個人情報等を記録する書類を郵送等により発送するときは、簡易書留等の追跡可能な移送手段を利用する。

 

8. 個人情報等の削除、機器及び電子媒体等の廃棄

（１）当社は、個人情報等を廃棄又は削除する場合、次の方法によるものとし、また、削除又は廃棄した記録を保存するものとする。

① 個人情報等が記載された書類等を廃棄する場合、焼却又は溶解等の復元不可能な手段による。

② 個人情報等が記録された機器及び電子媒体等を廃棄する場合、専用のデータ削除ソフトウェアの利用又は物理的な破壊等により、復元不可能な手段による。

③ 個人情報ファイル中の個人番号又は一部の個人情報等を削除する場合、容易に復元できない手段による。

（２）当社は、前項の廃棄又は削除を第三者に委託する場合には、委託先が確実に削除又は廃棄したことについて、証明書等により確認する。

（３）当社は、保存期間経過後に速やかに特定個人情報等を廃棄又は削除するため、個人情報等を取り扱う情報システムにおいては、保存期間経過後における個人番号の削除を前提とした情報システムを構築し、また、特定個人情報等が記載された書類等については、保存期間経過後における廃棄を前提とした手続を定めるものとする。

 

技術的安全管理措置

 

1.アクセス制御

当社は特定保健指導など情報システムを使用して個人情報を取り扱う場合、個人情報ファイルの範囲を限定するために、アクセスできる情報の範囲をアクセス制御により限定する。

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2.アクセス者の識別と認証

個人情報等を取り扱う情報システムは、個人情報保護管理者が正当なアクセス権を有するものであることを、以下の措置等によって識別した結果に基づき認証するものとする。

① アクセス者の識別方法としては、ユーザーＩＤ、パスワード等による識別と認証を行う。

② 個人情報等を取り扱う機器を特定し、その機器を取り扱う事務取扱担当者を限定する。

③ 機器に標準装備されているユーザー制御機能（ユーザーアカウント制御）により、情報システムを取り扱う担当者を限定する。

④ パスワードは定期的に変更し、パスワードを変更する場合は代表に報告する。

 

3.外部からの不正アクセス等の防止

当社は、以下に定める情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入し、適切に運用するものとする。

① 情報システムと外部ネットワークとの接続箇所に、ファイアウォール等を設置し、不正アクセスを遮断する。

② 情報システム及び機器にセキュリティ対策ソフトウェア等（ウイルス対策ソフトウェア等）を導入する。

③ 導入したセキュリティ対策ソフトウェア等により、入出力データにおける不正ソフトウェアの有無を確認する。

④ 機器やソフトウェア等に標準装備されている自動更新機能等の活用により、ソフトウェア等を最新状態とする。

 

4.情報漏えい等の防止

当社は個人情報などをインターネットなどにより外部に送信する場合、通信経路における情報漏洩など防止するために以下の措置を講じるものとする。

​① 通信経路における情報漏えい等の防止策として、通信経路の暗号化等を行う。

② 情報システム内に保存されている個人情報等の情報漏えい等の防止策としては、データの暗号化又はパスワードによる保護等を行う。

 

5.罰則及び損害賠償

当社は、本規程に違反した従業員等に対して就業規則に基づき処分を行い、従業員等以外の者に対しては、契約又は法令に照らして処分を決定する。 当社に損害を与えた者には、上記の処分内容に関わりなく、重ねて損害賠償請求を行うものとする。

　

6. 法令等の遵守

個人情報の取り扱いにおいて、当該個人情報の保護に適用される法令及び関連するガイドライン・その他の規範を遵守する。

 

令和５年２月２８日策定/令和５年７月１日改定

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お問い合せ
当社の個人情報の取扱に関するお問い合せは下記までご連絡ください。
 

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